Fasadgruppen har truffet de nødvendige foranstaltninger for at:
leve op til den nye databeskyttelsesforordning som træder i kraft 2018-05-25.
Nedenfor er information om, hvordan persondata gemmes, hvorfor de gemmes og
hvor længe de gemmes og kundens/den registreredes rettigheder til at tilbagekalde
samtykke til håndtering af hans personoplysninger.
Vi håndterer kunders persondata på følgende områder:
1. Kunderegister
Fasadgruppen har kunderegistre for at have et klart overblik
over vores kunder og for nemt at kunne kontakte dem i forskellige sager. Kunden kan hvornår
til enhver tid anmode om at få deres personoplysninger ændret eller slettet fra registret. Vi ser
også at, hvis kunden ønsker det, slette eventuelle sikkerhedskopier, hvor persondata måtte være tilgængelige.
2. Sikkerhedskopiering
Vi henter hjælp fra et eksternt firma, der varetager vores backup. Formålet med backup er til alle
kundens data skal forblive, hvis der skulle ske noget i vores computersystem. Hvor længe tjenesten
skal gælde, beslutter vi i samråd med den virksomhed, der varetager backup. Aftale vedrørende backup
er blevet tegnet. Skulle en kunde ønske at slette deres oplysninger hos os og også i backup, så aftal
vi dette.
Fakturaer og kvitteringer
I henhold til bogføringsloven opbevares fakturaer og kvitteringer i 7 år.
4. Tilbud
Tilbud gemmes til statistiske formål for at se, hvor mange tilbud vi har sendt ud i forhold til hvordan
mange opgaver vi har fået. Disse gemmes også for at kunne se ordrehistorik og på en
nemt designe nye tilbud til vores kunder. Kunden kan til enhver tid anmode om det
få dit tilbud slettet. Vi sørger også for, hvis kunden ønsker, at slette eventuelle sikkerhedskopier der
personlige data kan være tilgængelige.
5. Digitalt materiale vedrørende vores kunder
Der fremkommer materialer fra vores kunder, som vi skal have adgang til for at kunne udføre vores
arbejde, gemmer vi dette materiale i overskuelige mapper, hvilket betyder, at vi nemt kan finde mappen og
slette indholdet, hvis dette er kundens ønske. Vi sørger også for, hvis kunden ønsker, at slette
sikkerhedskopier, hvor personlige data kan være tilgængelige.
6. Trykte materialer og noter
Da vi ikke kan sige præcis hvor lang tid vi har brug for dette materiale, gemmes det indtil vi
selv mener, at vi ikke længere har brug for det, eller hvis kunden kontakter os og anmoder om, at vi
slippe af med det.
7. Mail
I kontakt med vores kunder bruger vi ofte e-mail. Vi gemmer mailen for at kunne
se tilbage og se, hvad vi og kunden har talt om før, og hvilket materiale der har
vedhæftet. Mailen gemmes i overskuelige mapper, hvilket betyder at vi nemt kan søge på alle mails der har
blomstrede mellem Fasadgruppen og kunden og slette disse videre
kundens anmodning. Vi sørger også for, hvis kunden ønsker, at slette eventuelle sikkerhedskopier der
personlige data kan være tilgængelige.
8. Telefon
Vores telefoner indeholder kontaktoplysninger til vores kunder. Dette for nemt at kunne nå dem
og for at kunne give et godt svar, når vi bliver kontaktet. Kunden kan til enhver tid
anmode om at få deres kontaktoplysninger slettet fra vores telefoner. Vi sørger også for, at hvis
kunden ønsker, slette eventuelle sikkerhedskopier, hvor persondata måtte findes.
9. Kalendere
Når vi booker et møde med vores kunder, sker det i vores digitale kalendere. Dette for at
kunne holde styr på hvordan vores arbejdsplan ser ud og hvilke møder vi har booket og med
hvilke kunder.
Kunden kan til enhver tid anmode om at få slettet sine kontaktoplysninger fra vores telefoner. Vi
sørger også for, hvis kunden ønsker det, at slette eventuelle sikkerhedskopier, hvor persondata måtte være til stede.
10.Ansættelse og ansøgninger
Vi bruger ansættelseskontrakter, der er suppleret med et bilag, hvor vi angiver hvilke
persondata vi vil behandle og i hvilke situationer dataene vil være
komme til syne. I tilfælde af nyansættelser giver personen samtykke til deres personoplysninger
behandlet og i hvilke sammenhænge vi må behandle dem. Dem der allerede er ansat hos os er
informeret om, hvordan deres personoplysninger behandles, og at de har ret til at udtrække fra registret.
De udfylder ikke noget samtykke, da vi henviser til interessebalancen på det punkt. Interessen
at den, der allerede er ansat i vores registre, overvejer at skulle udfylde samtykke efterfølgende.
Når vi modtager ansøgninger, slettes disse, efter at rekrutteringsprocessen er afsluttet.
11.Udgivelsesliste
Fasadgruppen har en liste over pårørende, som løbende opdateres derefter
nye ansættelser finder sted, eller folk forlader vores virksomhed. Pårørende skal ikke skrive under
et samtykke, men vi henviser til interessebalance på dette tidspunkt, da der er en større
interesse i at kunne blive kontaktet i forhold til, at deres kontaktoplysninger opbevares.
De pårørende modtager dog følgende information:
Fasadgruppen opbevarer kun pårørendes personoplysninger, hvis vi
brug for at komme i kontakt med dig, hvis medarbejderen bliver alvorligt syg eller kommer til skade under
Arbejdstimer. Ingen personlige oplysninger videregives. Du har altid ret til at anmode og gennemgå
hvilke data der er gemt. Du har også ret til at anmode om dine personlige oplysninger
slettet.
__________________________________________________________________________________
Som kunde/registreret har du ret til indsigt i dine personoplysninger. Du har ret
at få deres personlige data rettet, slettet og/eller flyttet (alt dette gratis). MAND
har ret til at gøre indsigelse mod brugen af personoplysninger til direkte markedsføring. Du har ret
at gøre indsigelse mod brugen af personoplysninger til automatiseret beslutningstagning og
profilering.
Kunden har ret til et registerudtræk i ubegrænset omfang, så længe det ikke bliver uforsvarligt
og dermed belastende for Fasadgruppens aktiviteter. Så har
Fasadgruppen ret til at opkræve betaling for leveringen af tjenesten.
Hvis kunden vurderer, at personoplysningerne er blevet behandlet forkert af Fasadgruppen, har kunden
mulighed for at indgive en klage til tilsynsmyndigheden, som i Sverige er den svenske datainspektion.
Hændelser vedrørende persondata hos Fasadgruppen rapporterer
vi til Datatilsynet inden for 72 timer efter opdagelsen.
Hvis kunden anmoder om at få slettet personlige oplysninger, og vi har en stærk sjæl at protestere imod
dette vil kunden blive informeret om, at han har ret til at kontakte Datatilsynet
at tage sagen videre.
Med hensyn til hvor længe vi opbevarer personoplysninger, henviser vi til juridisk lovgivning, fx bogføringsloven,
aftaler osv. Vi henviser også til Retlige forpligtelser (klager og andet, der kan
interesseafvejning, da kunder i de fleste tilfælde har gavn af at være let tilgængelige
i vores systemer. Vi har dog etableret rutiner for regelmæssig udtynding for ikke at sidde på “godt
at have information ”, se dokumentet Overholdelsesaktiviteter og Udtyndingsrutiner.